Chi phí mở quán trà gồm những khoản nào? Cách lập ngân sách

Biên soạn bởi The Hoa · Cập nhật ngày 02/09/2026

Câu hỏi “mở quán trà cần bao nhiêu tiền?” không có một đáp án đúng nếu chưa biết mô hình, mặt bằng và cách vận hành. Một con số tổng chỉ hữu ích khi bạn biết nó gồm gì, chưa gồm gì và khoản nào có thể phát sinh.

Cách an toàn hơn là lập ngân sách theo nhóm chi phí và thời điểm phải trả.

Lớp 1: đầu tư để điểm bán có thể hoạt động

Mặt bằng ban đầu

• Tiền cọc.
• Tiền thuê trả trước.
• Phí môi giới nếu có.
• Phí quản lý/tòa nhà.
• Chi phí khảo sát và hồ sơ.

Tiền thuê hàng tháng là chi phí vận hành, nhưng cọc và phần trả trước lại là tiền phải chuẩn bị trước ngày bán.

Thiết kế và thi công

• Thiết kế công năng và nhận diện.
• Xây dựng, điện nước, thoát sàn, điều hòa, thông gió.
• Quầy, kho, bảng hiệu, chiếu sáng.
• Nội thất và chỗ ngồi.
• Phí nghiệm thu và hoàn trả mặt bằng nếu hợp đồng yêu cầu.

Mặt bằng cũ không phải lúc nào cũng rẻ hơn: tháo dỡ, sửa hệ thống điện nước hoặc xử lý chống thấm có thể tạo chi phí khó thấy lúc xem nhà.

Thi công quầy, kho và hệ điện nước là nhóm dễ phát sinh nhất; hãy yêu cầu báo giá tách hạng mục ngay từ đầu.

Thiết bị và công cụ

Gồm thiết bị pha chế, làm lạnh, lọc nước, rửa, lưu trữ, phần mềm bán hàng, camera, mạng, dụng cụ định lượng và đồ dùng vệ sinh. Hãy ghi cả lắp đặt, vận chuyển, bảo hành và vật tư thay thế.

Lớp 2: chi phí để sẵn sàng khai trương

• Đăng ký kinh doanh và hồ sơ liên quan.
• Tuyển dụng, đồng phục và đào tạo.
• Nguyên liệu, bao bì và vật tư đầu kỳ.
• Chụp ảnh, menu, bảng giá và tài khoản nền tảng giao hàng.
• Chạy thử, sản phẩm test và hao hụt đào tạo.
• Truyền thông khai trương.

Một lỗi phổ biến là dành gần hết vốn cho phần nhìn thấy - mặt tiền và nội thất - rồi thiếu tiền cho hàng hóa, con người và chạy thử.

Bao bì, nguyên liệu đầu kỳ và hao hụt trong lúc đào tạo là những khoản dễ bị bỏ quên khi lập ngân sách.

Lớp 3: vốn vận hành sau ngày mở cửa

Quán cần tiền để trả thuê, lương, nguyên liệu, điện nước, phần mềm, nền tảng, marketing và bảo trì trước khi dòng tiền ổn định. Thời gian dự phòng cần dựa trên kịch bản kinh doanh của chính địa điểm, không lấy một con số cố định trên mạng.

Bảng ngân sách nên có những cột nào?

Hạng mục	Dự toán	Báo giá/nguồn	Ngày phải trả	Đã gồm thuế?	Cố định hay biến đổi?	Dự phòng
Cọc mặt bằng					Cố định
Thi công					Có thể phát sinh
Thiết bị					Cố định
Hàng đầu kỳ					Biến đổi
Vốn vận hành					Biến đổi

Đừng chỉ ghi “setup trọn gói”. Hãy yêu cầu tách cấu phần đủ để so sánh hai báo giá trên cùng phạm vi.

Khi xem một gói nhượng quyền, cần hỏi gì?

• Phí ban đầu gồm quyền sử dụng thương hiệu, thiết kế, đào tạo hay thiết bị nào?
• Mức đầu tư công bố đã gồm cọc/thuê và vốn lưu động chưa?
• Có phí định kỳ, marketing, phần mềm hoặc mua hàng bắt buộc không?
• Hạng mục nào thay đổi theo mặt bằng?
• Ai chịu phát sinh nếu hiện trạng khác khảo sát?
• Thời hạn hợp đồng và điều kiện gia hạn là gì?

Mức 500–600 triệu của Góc Hoa nên được hiểu thế nào?

The Hoa công bố mức đầu tư tham khảo 500–600 triệu đồng cho mô hình Góc Hoa 25–40 m². Đây là khoảng tham chiếu; tổng thực tế phụ thuộc mặt bằng, thi công, thiết bị và điều kiện tại địa phương. Cấu phần chi tiết cần được xác nhận trong hồ sơ tư vấn trước khi ra quyết định.

Không nên dùng mức đầu tư để suy ngược ra lợi nhuận hoặc thời gian hoàn vốn. Hiệu quả phụ thuộc doanh thu, giá thuê, nhân sự, cơ cấu đơn và năng lực vận hành.

Vì sao đi cùng hệ thống giúp ngân sách ít vỡ hơn?

Phần khó nhất của một bảng ngân sách không phải là cộng số, mà là biết trước những khoản mình chưa từng gặp. Đây là chỗ kinh nghiệm của một hệ thống tạo ra khác biệt. Khi mở điểm bán cùng The Hoa, đối tác được đồng hành ở chính những nhóm dễ phát sinh nhất:

• Danh mục hạng mục chuẩn. Bảng cấu phần đầu tư được xây từ các điểm bán đã triển khai, nên những khoản dễ bỏ quên - hao hụt đào tạo, hàng đầu kỳ, vốn dự phòng - đều có tên trong bảng ngay từ đầu.
• Đánh giá mặt bằng trước khi đặt cọc. Nhiều khoản phát sinh lớn nhất nằm ở hiện trạng mặt bằng; được thẩm định trước giúp bạn biết chi phí cải tạo trước khi ký, không phải sau khi ký.
• Thiết bị và thi công theo chuẩn hệ thống. Danh mục thiết bị đã được chọn lọc qua vận hành thực tế, tránh cảnh mua thiếu, mua thừa hoặc mua thứ không phù hợp công suất.
• Đào tạo bài bản trước khai trương. Đội ngũ được huấn luyện theo chương trình có kiểm tra đầu ra, giúp giảm hao hụt nguyên liệu và lỗi đơn trong những tuần đầu - khoản "chi phí ẩn" mà người mở quán lần đầu ít khi tính tới.

Sự đồng hành này giúp con số dự toán gần với con số thực tế hơn và tăng khả năng khởi đầu suôn sẻ. Nó không phải một lời cam kết lợi nhuận; phần đó vẫn thuộc về mặt bằng, thị trường và cách quán được vận hành mỗi ngày.

Xem thêm mở quán trà cần chuẩn bị gì và mô hình nhượng quyền Góc Hoa để đặt bảng ngân sách vào đúng bối cảnh.

Nếu muốn đối chiếu với một mô hình cụ thể, xem mô hình Góc Hoa.